Certains rendez-vous sont récurrents : La réunion hebdomadaire de l’équipe, la conférence des chefs de service chaque premier mercredi du mois, la remise de la déclaration de TVA une fois par trimestre, pour n’en citer que quelques-uns. Dans le calendrier d’Outlook, vous pouvez simplifier la saisie de tels rendez-vous récurrents en les définissant comme une série de rendez-vous – Outlook insère alors automatiquement dans le calendrier une entrée pour la réunion d’équipe chaque vendredi, par exemple.
Pour configurer une série de rendez-vous, procédez comme suit :
1. créez un rendez-vous dans le calendrier avec le sujet approprié, le début et la durée, éventuellement avec un rappel.
2. cliquez ensuite sur « Type de série » dans la boîte de dialogue du rendez-vous.
3. choisissez sous « Modèle de série » à quel intervalle les rendez-vous suivants doivent être enregistrés (plus d’informations à ce sujet à la suite).
4. sous « Durée de la série », indiquez la date à laquelle le premier des rendez-vous doit commencer. Vous pouvez ensuite déterminer si la série de rendez-vous doit se terminer après un certain nombre de rendez-vous ou à une certaine date. C’est justement pour les rendez-vous à fréquence de répétition élevée qu’il est recommandé de limiter (dans un premier temps) le nombre afin de ne pas gonfler inutilement le calendrier Outlook.
5. fermez la boîte de dialogue « Série de rendez-vous », puis enregistrez et fermez la boîte de dialogue des rendez-vous (dès que vous y avez effectué toutes les saisies).
Modèle de série :
Outlook propose les intervalles de répétition suivants :
- Tous les jours : Vous pouvez indiquer ici si le rendez-vous doit avoir lieu tous les jours, tous les 2, tous les 3, etc. jour doit avoir lieu. Il est en outre possible de limiter les rendez-vous aux seuls jours ouvrables.
- Hebdomadaire : vous pouvez définir ici le jour de la semaine où le rendez-vous doit avoir lieu. En outre, vous indiquez si le rendez-vous doit être répété chaque semaine, toutes les deux semaines ou à un intervalle plus élevé.
- Mensuel : ici aussi, vous avez la possibilité de définir si le rendez-vous a lieu tous les mois, tous les deux mois ou à un intervalle plus élevé. En outre, vous indiquez si le rendez-vous doit être répété à une date fixe (par exemple le 14 de chaque mois) ou un jour de semaine précis (par exemple le premier lundi du mois).
- Annuellement : pour la répétition annuelle également, vous indiquez s’il s’agit d’une date fixe ou d’un jour précis d’un mois donné. « Tous les 10 octobre », par exemple, convient pour les anniversaires ou les naissances.
Une autre méthode pour créer une série de rendez-vous est la suivante : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le moment du calendrier où la série de rendez-vous doit commencer et appelez la commande « Nouvelle série de rendez-vous ». La boîte de dialogue décrite à l’étape 3 apparaît alors immédiatement ; dès que vous l’avez remplie, vous devez encore définir le sujet et la durée de l’entrée.
Veuillez noter que : Si vous souhaitez modifier ultérieurement un rendez-vous d’une série, Outlook vous demande si la modification concerne tous les rendez-vous ou seulement celui-ci. Cela vaut également pour la suppression d’un rendez-vous de la série.
