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Envoyer les rendez-vous sélectionnés
Si vous souhaitez coordonner vos rendez-vous avec d’autres personnes ou informer vos collègues ou collaborateurs des rendez-vous qui figurent dans votre calendrier, vous pouvez les envoyer par e-mail. Pour ce faire, procédez comme suit dans Outlook jusqu’à la version 2007 incluse :
Ouvrez un nouveau message.
Remplissez l’expéditeur et l’objet.
Dans Outlook jusqu’à la version 2003, cliquez sur la petite flèche à droite de l’icône de parenthèse (INSÉRER UN FICHIER), puis sur ELEMENT (il n’y a pas de commande ELEMENT dans le menu INSÉRER). Dans Outlook 2007, sous l’onglet INSÉRER, cliquez sur AJOUTER ELEMENT sous INSÉRER.
Sélectionnez le calendrier.
Sélectionnez l’option PLACEMENT à droite sous les boutons.
Dans le champ ELEMENTS, sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez transmettre par e-mail : Outlook cliquez ici pour afficher plus d’?l?ments de microsoft exchange. Sélectionnez des rendez-vous successifs à l’aide des touches fléchées en maintenant la touche H enfoncée ou maintenez la touche S enfoncée et cliquez sur les rendez-vous sélectionnés avec la souris.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la fenêtre de message.
Terminez le message et envoyez-le : (Outlook cliquez ici pour afficher plus d’?l?ments). Envoyer des extraits de calendrier avec Outlook 2007 Dans Outlook 2007, vous pouvez certes aussi procéder comme décrit ci-dessus, mais le programme offre bien plus de possibilités : Vous pouvez ainsi transmettre des extraits de calendrier entiers et régler précisément les détails qui doivent être transmis.
Pour envoyer des extraits de calendrier dans Outlook 2007, procédez comme suit :
Ouvrez un nouveau message.
Remplissez l’expéditeur et l’objet.
Sélectionnez le format HTML dans l’onglet OPTIONS – Outlook 2007 ne peut (encore) envoyer des extraits de calendrier qu’avec des e-mails HTML.
Cliquez dans le champ de texte.
Dans l’onglet INSERTION, cliquez sur CALENDRIER sous INSERTION.
Dans le champ PARTIE DE DATE, sélectionnez la période à prendre en compte. Si vous choisissez ici l’option INDIQUER LA DATE, vous pouvez indiquer l’heure de début et de fin.
Dans le champ DETAIL, vous indiquez si tous les détails des rendez-vous doivent être affichés, seulement la disponibilité et le sujet ou seulement le statut (« Libre », « Réservé », « Absent » ou « Avec réserve »).
Dans le champ situé en dessous, vous déterminez si seuls les rendez-vous pris pendant les heures de travail définies dans votre Outlook doivent être communiqués.
Cliquez ensuite sur INSÉRER.
Vous avez maintenant la possibilité d’afficher également les détails des rendez-vous marqués comme privés et d’envoyer des pièces jointes de rendez-vous.
Pour finir, indiquez si les rendez-vous doivent être affichés sous forme de planning journalier ou simplement sous forme de liste ; l’affichage sous forme de liste est plus clair.
Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur OK.
Outlook insère maintenant les données dans le texte du message et sous la forme d’un fichier ICS que d’autres programmes de calendrier peuvent également lire. Terminez le message et envoyez-le.
Importer des adresses en tant que fichier CSV
Vous souhaitez donner les adresses de mon carnet d’adresses Outlook à un collègue qui ne travaille pas avec Outlook. Outlook cliquez ici pour t?l?charger les images. Nous vous montrons comment exporter vos adresses d’Outlook vers un fichier CSV : Outlook cliquez ici pour t?l?charger les images. Outlook dispose d’une possibilité d’exportation au format CSV. Les traducteurs ont toutefois trop bien fait et ont également germanisé le nom du format : l’option dont vous avez besoin s’appelle « Valeurs séparées par des virgules », en anglais « Comma-Separated Values », en bref : CSV.
Ouvrez le dossier Contacts dans votre Outlook.
Appelez la commande FICHIER _ IMPORTER/EXPORTER.
Sélectionnez EXPORTER DANS FICHIER et cliquez sur SUIVANT.
Sélectionnez VALEURS SÉPARÉES PAR COMMAGES (WINDOWS) et cliquez sur SUIVANT (CSV signifie « Comma-Separated Values », c’est-à-dire valeurs séparées par des virgules). Si votre collègue travaille avec Linux ou avec un Macintosh, prenez VALEURS SÉPARÉES PAR COMMAGES (DOS).
Sélectionnez le dossier de contacts et cliquez sur SUIVANT.
Saisissez un nom de fichier, choisissez un emplacement et cliquez sur SUIVANT.
Cliquez sur TERMINER.
