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Sauvegarder et partager le carnet d’adresses

Ecrit par Louise

Si vous voulez faire une sauvegarde ou transférer les données exportées dans un autre Outlook, il est recommandé d’enregistrer les données dans un fichier PST. Vous pouvez ensuite facilement importer le fichier PST avec un autre Outlook.

Si vous souhaitez transmettre les données à un collègue qui ne possède pas Outlook, celui-ci ne pourra rien faire avec un fichier PST. Dans ce cas, vous devriez exporter les adresses soit au format Excel, soit au format CSV (dans Outlook, cela s’appelle « valeurs séparées par des virgules »).

Exporter complètement le carnet d’adresses

Pour cela, procédez comme suit :

Dans Outlook jusqu’à la version 2007, appelez la commande Fichier ? Importer/Exporter. Dans Outlook 2010, appelez Fichier ? Ouvrir ? Importer.

Sélectionnez Exporter vers un fichier et cliquez sur Suivant .

Sélectionnez Fichier dossier personnel (.pst) (ou dans Outlook 2010 Fichier de données Outlook (.pst) ) et cliquez sur Suivant .

Sélectionnez Contacts et activez l’option Inclure les sous-dossiers. Ensuite, cliquez sur Suivant .

Sélectionnez le dossier dans lequel le fichier PST doit être enregistré en cliquant sur Parcourir et saisissez un nom de fichier descriptif, par exemple contact-backup.pst .

Conservez l’option Remplacer les doublons par des éléments exportés et cliquez sur Terminer .

S’il ne s’agit pas de données hautement sensibles, sélectionnez Pas de chiffrement et cliquez sur OK . Dans Outlook 2010, laissez simplement les champs de mot de passe vides et cliquez sur OK . Si vous devez protéger la sauvegarde, sélectionnez Cryptage fort et saisissez deux fois le mot de passe. Vous laissez bien sûr l’option Enregistrer ce mot de passe dans la liste des mots de passe désactivée, sinon toute personne ayant accès à votre ordinateur peut ouvrir le fichier sans avoir à saisir le mot de passe. Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur OK .

A lire :   Supprimer toutes les règles

Avec la procédure décrite, les entrées contenues dans le dossier Contacts suggérés ne sont pas sauvegardées. Ils se trouvent tout à la fin de la liste de sélection de l’étape 4. Il n’est pas possible de les sélectionner en même temps que les contacts tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Si vous souhaitez les sauvegarder, vous devez répéter les étapes 1 à 7 ;

Réimporter la sauvegarde

Si vous voulez (ré)importer les adresses sur le même PC ou sur un autre, procédez comme suit :

Dans Outlook jusqu’à la version 2007, appelez la commande Fichier ? Importer/Exporter. Dans Outlook 2010, sélectionnez Fichier ? Ouvrir ? Importer .

Sélectionnez Importer à partir d’autres programmes ou fichiers et cliquez sur Suivant .

Sélectionnez Fichier de dossier personnel (.pst) et cliquez sur Suivant .

Sélectionnez le fichier PST sauvegardé.

Si vous avez modifié certains contacts dans votre Outlook depuis la sauvegarde, sélectionnez Ne pas importer de doublons dans la boîte de dialogue Importer, sinon les modifications apportées aux contacts seront écrasées par les anciennes données. Si vous souhaitez décider vous-même, en cas de doublons, quelle version vous souhaitez conserver dans le carnet d’adresses, sélectionnez Autoriser la création de doublons. Vous devez alors consulter le carnet d’adresses après l’importation et supprimer les doublons inutiles.

Cliquez sur Suivant .

Activez l’option Inclure les sous-dossiers et sélectionnez l’option Importer les éléments dans le même dossier dans : Dossiers personnels (si vous avez plusieurs dossiers personnels dans Outlook 2010, prenez celui que vous souhaitez).

Cliquez sur Terminer .

A propos de l'auteur

Louise

Jeune maman dynamique, j'aime ... tout particulièrement m'occuper du réseau informatique de la maison notamment de notre NAS.

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