Dans Outlook jusqu’à la version 2003, appelez la commande « Outils, Rechercher, Recherche avancée », dans Outlook 2007, appelez la commande « Outils, Recherche instantanée, Recherche avancée ».
Dans Outlook 2010, la fonction de recherche avancée est (inutilement) bien cachée : Recherche e-mails. Le moyen le plus rapide d’y accéder reste d’appuyer sur la combinaison de touches CTRL+MAJ+F, déjà utilisée dans les versions précédentes.
La procédure est nettement plus compliquée via le ruban :
Cliquez dans le champ de recherche (« Rechercher tous les …éléments »).
L’onglet « Outils de recherche » est maintenant visible dans le ruban de menu. Cliquez ici dans le groupe « Options » sur le bouton « Outils de recherche » et ensuite sur la commande « Recherche avancée ».
Dans les deux champs situés au-dessus des onglets, vous choisissez les éléments d’Outlook à rechercher (par exemple les messages) et dans quel dossier (vous le déterminez après avoir cliqué sur « Parcourir »).
Dans l’onglet « Messages », vous indiquez les termes à rechercher dans l’objet et/ou le texte du message. En outre, vous filtrez ici selon l’expéditeur, le destinataire et la période. Les différents champs ont la signification suivante :
- « Rechercher » (dans l’onglet “Messages”) : Vous saisissez ici le terme de recherche ou plusieurs termes séparés par des virgules ; si vous saisissez plusieurs termes, Outlook affiche tous les messages qui contiennent l’un de ces termes (il s’agit donc de la recherche avec l’opérateur OU).
- « In » : Vous déterminez ici, lors de la recherche d’e-mails, si seul le champ objet, l’objet et le texte du message ou d’autres éléments de l’e-mail doivent faire l’objet d’une recherche.
- « De » : vous pouvez ainsi limiter la recherche aux e-mails d’un expéditeur donné ; pour cela, sélectionnez le contact correspondant.
- « Envoyé à » : à l’inverse, vous pouvez également limiter la recherche à un destinataire spécifique.
- « Dans lesquels je » : vous pouvez indiquer ici si la recherche ne doit porter que sur les e-mails dont vous êtes le seul destinataire dans le champ “À” ou que vous avez reçus avec d’autres (votre nom figure dans le champ “À” ou “Cc”).
- « Heure » : vous pouvez indiquer ici que seuls les e-mails que vous avez reçus ou envoyés au cours d’une période donnée ou avant une date donnée doivent être recherchés.
Dans l’onglet « Autres options », vous pouvez notamment filtrer les e-mails avec ou sans fichier joint ou encore en fonction de la taille de l’e-mail :
- « Catégories » : vous pouvez ainsi rechercher de manière ciblée uniquement les e-mails auxquels vous avez attribué certaines catégories.
- « Uniquement ces éléments » : Vous déterminez ici si les e-mails lus ou seulement les e-mails non lus doivent être pris en compte.
- « Uniquement les éléments avec » : vous filtrez ici les e-mails qui ont des pièces jointes ou qui n’en ont pas.
- « Avec importance » : vous permet de n’afficher que les e-mails auxquels vous avez attribué un certain niveau d’urgence.
- « Uniquement les éléments de ce type » : Vous filtrez ici les e-mails que vous avez marqués d’une certaine couleur ou marqués comme « Terminé ».
- « Respecter la casse » : Vous indiquez ici si le terme de recherche doit être recherché en respectant exactement la casse que vous avez saisie.
- « Taille » : vous déterminez ainsi si la taille de l’e-mail doit être prise en compte. Vous pouvez ainsi faire rechercher des e-mails particulièrement volumineux.
Dans l’onglet « Avancé », vous pouvez définir les critères de recherche presque à votre guise. Chercher adresse e-mail. Pour cela, il suffit de cliquer sur « Champ », de sélectionner les champs auxquels la condition doit se référer et d’introduire les critères.
Une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur « Lancer la recherche ».
La recherche instantanée avancée dans Outlook 2007
L’une des nouveautés d’Outlook 2007 est que l’ancienne boîte de dialogue de recherche a été scindée en deux : Normalement, il n’y a qu’un seul champ de recherche dans lequel vous saisissez le terme recherché (ou plusieurs termes séparés par des virgules) : (Recherche adresse e-mails). En outre, vous pouvez afficher le générateur de requêtes afin de contrôler la recherche à l’aide de quelques options. Recherche e-mail-adressen. Pour afficher le générateur de requêtes, cliquez sur la double flèche à droite du champ de recherche ou appelez la commande « Outils, Recherche instantanée, Étendre le générateur de requêtes ».
Dans la boîte de dialogue sur fond orange, vous pouvez par exemple rechercher dans la boîte de réception le destinataire du courriel, l’expéditeur, l’objet ou un terme (ou une phrase) dans le texte du message : Recherche mon adresse e mail. Pour cela, il suffit de saisir le texte de recherche souhaité dans le champ correspondant – Outlook filtre alors les éléments (par exemple dans la boîte de réception) qui contiennent le terme. Lorsque vous ouvrez l’un d’entre eux, le terme recherché est marqué en couleur.
Si vous souhaitez rechercher selon d’autres critères, cliquez en bas de la boîte de dialogue sur « Ajouter des critères » et sélectionnez l’un des autres champs – dans l’exemple « Catégories ».
Dès que vous souhaitez à nouveau voir tous les éléments de ce module Outlook, par exemple tous les e-mails, cliquez sur le « X » à gauche de la double flèche avec laquelle vous avez ouvert la recherche rapide.
