Si vous souhaitez organiser une réunion avec plusieurs personnes, utilisez les demandes de réunion d’Outlook :
1. sélectionnez l’heure souhaitée dans le calendrier et appelez la commande « Nouveau, Demande de réunion ».
2. cliquez sur « A » et sélectionnez dans le carnet d’adresses tous les participants qui doivent obligatoirement participer à la réunion. Cliquez sur « Obligatoire ».
3. si d’autres personnes doivent être informées, sélectionnez leur nom et cliquez sur « Facultatif ». Ensuite, fermez la boîte de dialogue de sélection en cliquant sur « OK ».
4. dans Outlook jusqu’à la version 2003, ouvrez l’onglet « Planification des rendez-vous » ; dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton « Planification des rendez-vous ». Vérifiez dans les calendriers partagés des autres participants (si vous êtes autorisé à les consulter) si le rendez-vous est encore libre pour tous – et déplacez la réunion si nécessaire.
5. revenez à l’onglet « Rendez-vous » ou cliquez sur le bouton « Rendez-vous » dans Outlook 2007.
6. saisissez l’objet, le lieu et – si ce n’est pas déjà fait – le début et la fin de la réunion.
7. saisissez ensuite un bref message.
8. cliquez sur « Envoyer ».
