Si vous souhaitez organiser une réunion avec plusieurs personnes, utilisez les demandes de réunion d’Outlook :
1. sélectionnez l’heure souhaitée dans le calendrier et appelez la commande “Nouveau, Demande de réunion”.
2. cliquez sur “A” et sélectionnez dans le carnet d’adresses tous les participants qui doivent obligatoirement participer à la réunion. Cliquez sur “Obligatoire”.
3. si d’autres personnes doivent être informées, sélectionnez leur nom et cliquez sur “Facultatif”. Ensuite, fermez la boîte de dialogue de sélection en cliquant sur “OK”.
4. dans Outlook jusqu’à la version 2003, ouvrez l’onglet “Planification des rendez-vous” ; dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton “Planification des rendez-vous”. Vérifiez dans les calendriers partagés des autres participants (si vous êtes autorisé à les consulter) si le rendez-vous est encore libre pour tous – et déplacez la réunion si nécessaire.
5. revenez à l’onglet “Rendez-vous” ou cliquez sur le bouton “Rendez-vous” dans Outlook 2007.
6. saisissez l’objet, le lieu et – si ce n’est pas déjà fait – le début et la fin de la réunion.
7. saisissez ensuite un bref message.
8. cliquez sur “Envoyer”.
