Si, par exemple, une date doit être reprise dans la lettre en série à partir d’une colonne contenant des données de date d’un tableau Excel, la date apparaît toujours dans Word au format « MM/JJ/AAAA », peu importe comment vous l’avez formatée. Excel word. C’est assez énervant !
Ce problème survient toujours dans Word 2003/2002 lorsque Word détermine lui-même le filtre d’importation pour la source de données lors de l’accès à des tableaux Excel. Un filtre est alors utilisé qui ne reprend pas correctement le formatage de la date et transmet à la place la date dans le format de date standard.
Évitez cette erreur de formatage et paramétrez Word de manière à pouvoir définir vous-même le filtre d’importation. Choisissez ensuite comme filtre d’importation, selon la version de Word et les filtres installés, l’option « Feuilles de calcul Microsoft Excel via convertisseur » ou « Feuilles de calcul MS Excel via DDE ». Voici comment procéder :
Appelez le menu EXTRAS – OPTIONS et passez à l’onglet GÉNÉRAL. Activez ici la case à cocher « Confirmer la conversion à l’ouverture ». Quittez la boîte de dialogue en cliquant sur OK. Vous ne devez effectuer cette étape qu’une seule fois, Word mémorise ce paramètre de manière permanente.
Notez que sans modification dans le menu EXTRAS – OPTIONS, onglet GÉNÉRAL, Word définit généralement lui-même le filtre d’importation lors du chargement d’un fichier qui n’est pas au format Word. Cela ne vaut pas seulement pour la source de données des lettres en série, mais aussi pour les documents ordinaires que vous souhaitez reprendre d’un traitement de texte étranger ou qui sont constitués d’un fichier texte pur. Ce n’est que si vous activez la case à cocher « Confirmer la conversion à l’ouverture » que le format souhaité vous sera toujours demandé et que vous pourrez décider vous-même.
Créez maintenant votre lettre en série en appelant le menu EXTRAS – LETTRES ET ENVOIS – CREATION DE LETTRES EN SERIE (Word 2003) ou EXTRAS – LETTRES ET ENVOIS – ASSISTANT D’IMPRESSION EN SERIE (Word 2002).
Dans la première étape de l’assistant, sélectionnez le type de document souhaité, par exemple : « Lettres ».
Dans la deuxième étape de l’assistant, déterminez via le champ d’option « Utiliser le document actuel » que le document actuel devienne une lettre en série.
Dans la troisième étape, sélectionnez l’option « Utiliser la liste existante » et cliquez sur « Parcourir ». Allez ensuite dans le dossier où se trouve votre fichier Excel. Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur « Ouvrir ».
Comme vous avez défini dans la première étape que vous souhaitez déterminer vous-même le format de fichier lors de l’ouverture de fichiers « étrangers », une boîte de dialogue apparaît maintenant dans laquelle vous pouvez définir le type de source de données. Sélectionnez ici, selon la version de Word et les filtres d’importation installés, l’option « Feuilles de calcul Microsoft Excel via convertisseur (*.XLS;*.XLW) » ou « Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.XLS) ». Confirmez votre choix en cliquant sur « Ok ».
Une autre boîte de dialogue apparaît maintenant : si vous avez sélectionné « Feuilles de calcul Microsoft Excel via convertisseur (*.xls;*.xlw) » comme filtre d’importation, le titre de la boîte de dialogue affichée est « Ouvrir feuille de calcul ». Par contre, si le filtre d’importation est « Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.xls) », la boîte de dialogue « Microsoft Excel » apparaît. Quelle que soit la fenêtre qui s’affiche chez vous, vous pouvez sélectionner ici la feuille de calcul souhaitée dans laquelle se trouvent vos données d’adresse. Confirmez ensuite la fenêtre de dialogue en cliquant sur « Ok ».
La boîte de dialogue du destinataire de l’impression en série apparaît alors, dans laquelle vous effectuez votre sélection d’adresses. Ici, vous pouvez définir des filtres d’adresses et/ou retirer certaines adresses de la liste d’adresses en désactivant la case à cocher correspondante.
Si vous avez confirmé la boîte de dialogue du destinataire de publipostage par OK, vous pouvez insérer les champs de publipostage dans votre document à la quatrième étape de l’assistant de publipostage.
Les champs de date sont maintenant correctement repris en raison du filtre d’importation que vous avez vous-même choisi et apparaissent exactement dans le format que vous avez défini dans Excel.
Vous trouverez encore plus d’informations et de conseils utiles sur les lettres en série dans ces articles.
