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Il faut faire attention à ces 4 points !
L’utilisation d’un jeu de colonnes ou d’une mise en page sur une seule colonne dans votre document dépend de plusieurs conditions limites. En règle générale, vous pouvez à tout moment passer d’une mise en page sur plusieurs colonnes à une mise en page sur une seule colonne sans que votre texte en pâtisse. En cas de doute, il vaut la peine de faire un petit test. Les points suivants doivent être pris en compte lors de votre décision :
1er point : la page est-elle suffisamment large pour accueillir des colonnes ? L’utilisation de colonnes n’a de sens que si votre page est suffisamment large. Supposons que vous conceviez un document au format A5, que vous utilisiez une taille de police de dix ou douze points et que vos marges de droite et de gauche fassent chacune trois centimètres de large. Dans ce cas, il est clair au premier coup d’œil que l’espace restant ne permet pas deux colonnes. Si, par exemple, la marge n’est que d’un centimètre de large et que vous travaillez avec une police de neuf points, il est possible d’avoir deux colonnes. Vous pouvez alors sans problème placer le texte sur deux colonnes. Si nécessaire, testez simplement les différents nombres de colonnes. Vous saurez d’un coup d’œil quel nombre de colonnes est optimal pour votre texte ! Et dans les cas limites, vous pouvez par exemple réduire/augmenter la taille de la police d’un ou d’un demi-point. Vous obtiendrez ainsi le nombre correct de caractères par ligne à votre disposition.
2e point : combien de colonnes une page peut-elle supporter ? La répartition de votre texte sur une, deux, trois colonnes ou plus dépend de la largeur de la page et de la taille de la police. Suivez les directives suivantes : les colonnes ont généralement une largeur de 45 à 60 caractères, ce qui signifie qu’une ligne de colonne peut contenir en moyenne sept à dix mots. L’avantage de cette largeur de colonne est que le lecteur peut saisir une ligne complète en un ou deux coups d’œil. Si les colonnes sont beaucoup plus larges, l’œil risque, comme dans le cas d’un texte sur une seule colonne, de glisser hors de la ligne lors de la lecture – le lecteur n’est plus guidé. Si les colonnes sont plus étroites, il n’est plus possible d’équilibrer correctement les mots dans les lignes. Des espaces gênants apparaissent entre les lettres ou les mots. Ou alors, la césure frappe à la fin de chaque phrase – mais il ne faut pas que plus de trois traits de séparation se suivent immédiatement.
3e point : votre document contient-il beaucoup de tableaux, d’images, etc. ? La question de savoir si votre texte est adapté à la composition en colonnes dépend également du nombre d’images, de tableaux, de listes à puces, de dessins, de formules, etc. Si, par exemple, vous souhaitez compléter chaque étape d’un guide pas à pas par une image élaborée, la composition en colonnes n’est pas adaptée. Vous avez besoin de nombreuses grandes images dans un document, qui occupent une demi-page ou plus ? Dans ce cas également, le jeu de colonnes n’est pas adapté, car les images empêchent le texte de « couler de manière régulière ». Il en va de même pour les tableaux qui occupent toute la largeur de la page. Certes, les tableaux peuvent par exemple être placés confortablement sur plusieurs colonnes en tant qu’élément de conception, mais cela implique un travail plus important. Cela vaut également pour tous les autres éléments graphiques.
4e point : utilisez toujours la justification dans les colonnes ! Pour que le texte reste bien lisible dans les colonnes, il est souvent formaté en justification. Word modifie alors l’espacement des mots de manière à ce que non seulement la marge gauche du texte, mais aussi la marge droite soient « lisses ». La composition plate – c’est-à-dire que la marge de droite n’est pas égalisée – est en général moins lisible dans les colonnes.
Ne plus jamais imprimer les mauvaises pages
Récemment, la rédaction de « Word-Tipps & Tricks von A-Z » a reçu la question suivante d’un lecteur par e-mail : Je ne peux tout simplement pas me l’expliquer : Je souhaite simplement imprimer la troisième page de mon rapport récemment rédigé et j’ai indiqué les informations correspondantes dans la boîte de dialogue d’impression, mais lorsque je lance l’impression, j’obtiens d’autres impressions en plus de la page souhaitée. Il semble que les différentes pages du document soient imprimées de manière aléatoire. À quoi cela est-il dû et comment puis-je y remédier ?
La réponse de la rédaction :
Le problème survient lorsque votre document est composé de plusieurs sections (par exemple, une section pour chaque chapitre) et que vous spécifiez que dans chaque section, la numérotation des pages doit commencer à « 1 ». Dans ce cas, il y a plusieurs troisièmes pages dans votre document, raison pour laquelle Word n’imprime pas seulement la troisième page de la première section, mais aussi toutes les troisièmes pages des sections suivantes. Pour résoudre ce problème, indiquez lors de l’impression non seulement le numéro de page, mais aussi le numéro de section. Voici comment procéder à cet effet :
Positionnez le curseur sur la page que vous souhaitez imprimer.
Vérifiez à présent sur quelle page et dans quelle section vous vous trouvez en jetant un coup d’œil aux indications d’état sur le bord gauche de la barre d’état de Word. Notez que dans Word 2007, il est possible que l’affichage des données doive d’abord être activé. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d’état et sélectionnez les informations souhaitées dans le menu contextuel.
Si, par exemple, « Page 3 » et « Section : 1 » ou « A partir de 1 » apparaissent ici, vous devez imprimer la troisième page de la troisième section.
Appelez maintenant la boîte de dialogue d’impression. Word 2007 : pour ce faire, cliquez sur le bouton Office en haut à gauche, puis sur la commande IMPRIMER et maintenant à droite sur l’entrée IMPRIMER. Word 2003, 2002/XP et 2000 : appelez le menu FICHIER, commande IMPRIMER.
Toutes les versions : Cliquez sur le bouton d’option PAGES sous ZONE PAGES.
Dans le champ de texte derrière PAGES, entrez maintenant le texte « p3s1 » au lieu du simple numéro de page. Le « p » signifie « Page » (= page), le « s » signifie « Section » (= section). Dans notre exemple, c’est donc la troisième page de la première section qui est imprimée comme souhaité.
Si vous lancez maintenant la boîte de dialogue d’impression en cliquant sur OK, la page souhaitée de la section sélectionnée sera imprimée.
Les indications de pages et de sections supplémentaires peuvent bien entendu être combinées pour former des plages de pages complètes. Si vous souhaitez par exemple imprimer la première page de la section 1, de la section 2 et de la section 3, l’indication est la suivante : « p1s1;p1s2;p1s3 ». Si vous souhaitez imprimer les pages 1 à 12 de la deuxième section, entrez « p1s2-p12s2 ». Si vous ne souhaitez imprimer qu’une seule page et que le curseur se trouve déjà sur la page actuelle, vous pouvez également activer l’option PAGE ACTUELLE dans la boîte de dialogue d’impression. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin d’indiquer la page et la section.
