Dans son sens le plus large, un système administratif est un réseau ou un ensemble de processus dont le but est de promouvoir la réalisation des objectifs d’une organisation. Le système vise à s’assurer que les ressources de l’organisation en question sont gérées efficacement.
Chaque système administratif détermine une série de procédures qui doivent être respectées par les membres d’une entreprise lorsqu’ils prennent des décisions. Ce réseau complexe s’intègre dans la structure même de l’entreprise et permet à chacun de ses membres d’aller dans le même sens.
Le manuel d’un système administratif devrait énoncer les responsabilités et les rôles qui correspondent à chaque poste au sein de l’organisation et à chaque unité administrative. Il est important de souligner que l’existence d’un tel système profite grandement au fonctionnement d’une entreprise et facilite considérablement des tâches telles que les audits, ainsi que le contrôle du travail de chaque employé.
Plusieurs types de systèmes administratifs sont reconnus, dont certains sont les suivants :
* abstrait : il est composé de concepts tels que les doctrines philosophiques, les nombres ou les langues ;
* béton : s’oppose au précédent, puisque ce système administratif est constitué de machines, d’équipements ou de tout autre élément tangible ;
* opérationnel : a pour objectif de générer des rapports, en plus d’effectuer le traitement de l’information, qui est généralement répétitif ;
* manager : les données que vous gérez ne passent pas par un processus de sélection et ne sont en aucun cas modifiées ;
* informatif : il s’agit d’un système administratif crucial pour prendre des décisions cohérentes avec les objectifs que s’est fixés l’entreprise en premier lieu. D’une manière générale, il est en charge du traitement des données et de la production des rapports.
À l’heure actuelle, la notion de système administratif fait généralement référence à des logiciels qui ont diverses applications pour gérer les facettes d’une entreprise. L’objectif de ce type de logiciel est de centraliser les tâches administratives dans un seul système informatique qui permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité du travail.
Un système administratif, en ce sens, comporte généralement différents modules. Chaque module vous permet d’effectuer une tâche différente : établir une facture, émettre un reçu d’encaissement, organiser l’ordre du jour, enregistrer les recettes et les dépenses d’un solde, contrôler l’inventaire ou le stock, et ainsi de suite.
Voyons à l’aide d’un exemple comment une entreprise peut travailler avec un système administratif. Supposons qu’une entreprise qui vend des appareils électroménagers reçoive une commande d’un client qui veut acheter un mélangeur. Dans le système administratif de l’entreprise, un employé enregistrera l’achat, émettra la facture et programmera l’expédition du produit. De façon automatique, le système administratif générera une alerte dans l’agenda pour que cet envoi soit concret et, une fois enregistré, il réduira une unité du produit de l’inventaire. Lorsque le client reçoit sa commande et la paie, l’annulation de la dette et le revenu de l’argent seront enregistrés dans le système administratif.
Selon le budget de chaque entreprise, il y a deux options lors de l’acquisition d’un système administratif : engager un développeur pour le programmer à partir de zéro, en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise ; profiter d’un des nombreux logiciels existants sur le marché. Si vous choisissez cette dernière option, vous pouvez choisir l’une de plusieurs alternatives gratuites ou payer des frais mensuels pour accéder à un système plus puissant et complet.
