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Recycler les diapositives et gagner un temps précieux à partir de PowerPoint 2007

Ecrit par Louise

Option 1 : réutiliser une grande partie de la présentation

Si vous souhaitez reprendre la plupart des diapositives d’une présentation, le plus simple est de réutiliser la totalité de la présentation, puis de supprimer les diapositives superflues. Voici comment procéder :

  • Ouvrez PowerPoint.
  • Cliquez sur l’onglet Fichier ou sur le bouton Office.
  • Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez l’option Nouveau à partir de l’existant (ou Nouveau à partir de l’existant ).
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le fichier que vous souhaitez réutiliser et confirmez en cliquant sur Créer nouveau .
  • PowerPoint crée maintenant une copie du fichier d’origine. Supprimez les diapositives superflues, puis enregistrez le fichier sous un nouveau nom.

Option 2 : réutiliser certains films

Si vous souhaitez réutiliser plusieurs diapositives d’une présentation dans une autre, il est recommandé de procéder comme suit :

  • Ouvrez la présentation dans laquelle vous souhaitez insérer les diapositives d’une présentation existante.
  • Faites défiler jusqu’à la diapositive après laquelle vous souhaitez insérer les diapositives existantes.
  • Puis, dans l’onglet Accueil, cliquez sur la partie inférieure du bouton Nouvelle diapositive et sélectionnez l’option Réutiliser les diapositives .
  • Cliquez sur Parcourir – Parcourir le fichier dans l’espace de travail Réutiliser les diapositives, à droite.
  • En cliquant sur une diapositive dans la zone de travail, vous pouvez l’insérer directement. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’option Insérer toutes les diapositives.
  • Cochez la case Conserver le formatage d’origine en bas si vous souhaitez insérer les nouvelles diapositives dans leur format d’origine. Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez montrer dans votre présentation des diapositives d’une autre entreprise et que vous souhaitez conserver son Corporate Design.
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Option 3 : Reprendre un plan de Word

Pour reprendre un plan de Word, procédez comme suit :

  • Assurez-vous d’abord que vous avez formaté vos titres dans Word à l’aide des styles. En effet, seuls les contenus formatés en tant que titres seront repris ultérieurement. Peu importe qu’il s’agisse d’un titre de premier, de deuxième ou de troisième niveau.
  • Les titres de premier niveau deviennent respectivement le titre d’une nouvelle diapositive.
  • Les titres de deuxième niveau deviennent le premier niveau de texte, etc.
  • Ouvrez votre présentation PowerPoint et cliquez sur la partie inférieure du bouton Nouvelle diapositive dans l’onglet Accueil . Sélectionnez l’option Diapositives du plan .
  • Sélectionnez maintenant le fichier Word que vous avez créé précédemment et confirmez votre sélection en cliquant sur Insérer .

A quoi faut-il faire attention lors de l’insertion de diapositives provenant d’une autre présentation ?

Lorsque vous insérez des diapositives à partir d’un autre fichier, le format du fichier source ne correspond pas toujours au format cible. Par défaut, PowerPoint adopte automatiquement le format cible. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement conserver le format d’origine, PowerPoint vous propose également cette option.

  • Si vous réutilisez les diapositives comme décrit dans l’option 2, vous pouvez faire votre choix en cochant la petite case Conserver le formatage d’origine.
  • Lorsque vous copiez une diapositive individuelle d’une autre présentation à l’aide de Ctrl+C (copier) et Ctrl+V (coller), PowerPoint affiche une petite icône à côté de la diapositive collée, à gauche de l’organisation des diapositives. L’apparence de cette icône varie légèrement en fonction de la version de PowerPoint. Alors que dans PowerPoint 2003 et 2007, vous ne disposez que des options d’insertion Conserver le formatage d’origine et Utiliser le design cible, PowerPoint 2010 offre également la possibilité d’insérer la diapositive sous forme de graphique.
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Quelles sont les conséquences du maintien du formatage initial ?

Le fait de conserver le formatage d’origine a pour conséquence que la diapositive s’affiche exactement comme dans le fichier d’origine, c’est-à-dire qu’elle ne reprend pas le format de la présentation actuelle. Toutefois, pour permettre cet affichage, PowerPoint reprend également le masque et toutes les dispositions de diapositives du fichier d’origine.

Si vous composez votre nouveau fichier à partir de cinq présentations formatées différemment et que vous reprenez à chaque fois le format d’origine, vous trouverez dans votre vue principale cinq masters de diapositives et les dispositions de diapositives correspondantes. La multiplicité des masters ne se remarque pas seulement dans la vue principale, mais aussi, par exemple, lorsque vous insérez ultérieurement une nouvelle diapositive ou que vous souhaitez attribuer une autre mise en page à une diapositive existante. Soudain, toutes les dispositions de diapositives des différentes présentations d’origine sont à votre disposition.

Il convient donc de bien réfléchir avant de conserver le formatage d’origine car, outre la perte d’uniformité visuelle, la multiplication des masters fait également gonfler la taille du fichier et risque de semer la confusion chez les utilisateurs ultérieurs du fichier.

A propos de l'auteur

Louise

Jeune maman dynamique, j'aime ... tout particulièrement m'occuper du réseau informatique de la maison notamment de notre NAS.

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