Les documents de publipostage sont souvent la base des courriels en série que vous souhaitez envoyer à vos clients via Outlook par exemple : Champ word. La tentative d’utiliser des hyperliens individuels dans de tels documents échoue parce que les liens sont affichés comme du texte tout à fait normal, bien qu’ils soient correctement formatés comme hyperliens dans la source de données. Le destinataire de l’e-mail ne peut donc pas cliquer sur le lien hypertexte et afficher la page associée dans le navigateur. Lors de la reprise des champs de publipostage de la source de données, Word ignore tout formatage et ne reprend que le texte pur du champ de données.
Vous pouvez résoudre ce problème en veillant à ce que le formatage soit effectué en tant que lien hypertexte dans Word. Pour cela, vous utilisez une fonction de champ spéciale qui est configurée comme suit :
Créez d’abord le document de publipostage comme d’habitude.
Assurez-vous via le menu AFFICHAGE-BARRE D’OUTILS-SERIE- IMPRESSION que la barre d’outils « Serial Printing » est affichée. Dans Word 2010 et 2007, la commande correspondante se trouve dans l’onglet « Envois ».
Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que l’hyperlien apparaisse et sélectionnez le menu CHAMP D’INSERTION (Word 2003, 2002/XP, 2000) ou cliquez sur CHAMP D’INSERTION RAPIDE dans l’onglet « Insertion » du groupe « Texte » (Word 2010 et 2007).
Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez l’entrée « Hyperlien » dans la liste NOMS DE CHAMP et cliquez sur OK. Ignorez l’affichage « Erreur ! Référence de l’hyperlien invalide ».
Sélectionnez maintenant le message d’erreur jusqu’au point inclus et attribuez la feuille de style « Hyperlien » (texte bleu souligné).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ et sélectionnez MODIFIER HYPERLINK.
Dans le champ AFFICHER LE TEXTE COMME, tapez le texte qui doit s’afficher à la place de l’hyperlien, par exemple « Plus … » ou « Cliquez ici pour plus d’informations … ».
Dans le champ ADRESSE, tapez une adresse de votre choix, par exemple « http://www.adresse.de », et cliquez sur OK. Cette adresse sera remplacée plus tard par le contenu réel du champ de la source de données.
Appuyez sur Alt + F9 pour activer l’affichage des fonctions de champ. Vous voyez maintenant dans votre document Word la fonction de champ suivante:{ HYPERLINK « http://www.adresse.de »}  ;
Sélectionnez le texte entre les guillemets (ici « http://www.adresse.de ») et insérez depuis la source de données le champ de fusion qui contient l’hyperlien, par exemple un champ « Lien » ou « URL ». La fonction du champ se présente alors comme suit:{ HYPERLINK { MERGEFIELD « Link » } * MERGEFORMAT }
Appuyez sur Alt+F9 pour désactiver l’affichage des fonctions de champ, placez le curseur n’importe où dans la fonction de champ et appuyez sur F9.  ;
Word actualise alors la fonction de champ en fonction des informations de l’enregistrement actuel. Si vous laissez le curseur de la souris une fois sur l’hyperlien, Word affiche comme info-bulle l’adresse de l’hyperlien correspondant à l’enregistrement actuel ainsi que la remarque « Ctrl-cliquez pour suivre le lien ».
Vous pouvez maintenant lancer la sortie du publipostage vers Outlook et vous y trouverez des hyperliens correctement formatés et « cliquables » dans les e-mails de la boîte d’envoi.
